ZUS nie może interpretować inaczej, co wyrok w sprawie SoCap oznacza dla Twojej firmy?

Mariusz Palian. Adwokat / Kancelaria Prawna SMOK / zdj. Paula Steuer Photography

Wprowadzenie

SoCap to unikatowy model świadczeń pozapłacowych, w którym pracodawca współfinansuje pracownikom dostęp do określonej usługi (np. licencji na oprogramowanie) poprzez token będący potwierdzeniem prawa do tej usługi. Dzięki prawomocnemu wyrokowi Sądu Okręgowego w Warszawie (sygn. XXI U 595/23) potwierdzonemu wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Warszawie (sygn. III AUa 1247/24), model SoCap został jednoznacznie uznany za zgodny z prawem – świadczenie to nie wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS przy zachowaniu tożsamego stanu faktycznego. Artykuł ten, skierowany do działów prawnych dużych i średnich firm, wyjaśnia krok po kroku, dlaczego SoCap – w odróżnieniu od innych tokenów, bonów czy cyfrowych form wynagrodzeń – znajduje akceptację w orzecznictwie sądowym, o ile zostanie wdrożony dokładnie w takiej formie, w jakiej oceniony został w sprawie Oxygen City sp. z o.o. Przedstawiamy również praktyczną instrukcję wdrożenia SoCap w przedsiębiorstwie oraz wskazówki, jak przygotować się na ewentualną kontrolę ZUS, aby nie narażać się na ryzyko zakwestionowania tego świadczenia.

Brak precedensu w prawie polskim a precedens funkcjonalny SoCap

W polskim systemie prawnym nie funkcjonuje precedens w anglosaskim rozumieniu – wyroki sądów nie stanowią powszechnie obowiązującego źródła prawa. Nie oznacza to jednak, że organy administracji mogą zupełnie ignorować utrwalone orzeczenia w identycznych stanach faktycznych. Wręcz przeciwnie, na gruncie modelu SoCap ukształtował się tzw. precedens funkcjonalny. Pojęcie to oznacza, że prawomocne rozstrzygnięcie sądu w konkretnej sprawie wyznacza praktyczny standard dla organów państwowych w analogicznych sytuacjach. Innymi słowy – jeśli dana sprawa (stan faktyczny i prawny) została już prawomocnie osądzona, organy administracji publicznej są niemal związane takim rozstrzygnięciem przy rozpatrywaniu tożsamej sprawy u innego podmiotu.

Podstawę prawną takiego związania stanowią z jednej strony zasada powagi rzeczy osądzonej oraz związania orzeczeniem sądu wyrażone w prawie cywilnym, a z drugiej zasada pogłębiania zaufania wywodząca się z prawa administracyjnego.  Zgodnie z art. 365 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, prawomocne orzeczenie wiąże nie tylko strony i sąd, który je wydał, lecz także inne sądy oraz inne organy państwowe i organy administracji publicznej.Co prawda, zgodnie z art. 366 k.p.c., powaga rzeczy osądzonej (res iudicata) formalnie dotyczy wyroku tylko między tymi samymi stronami, jednak precedens funkcjonalny odwołuje się do konstytucyjnych zasad pewności prawa i równego traktowania – nakazując jednolite stosowanie prawa w bliźniaczych sytuacjach. Oznacza to, że prawomocny wyrok korzystny dla płatnika składek w sprawie SoCap wyznacza linię interpretacyjną, której ZUS nie powinien ignorować w przypadku identycznego stanu faktycznego u innego przedsiębiorcy. Potwierdzenie powyższej tezy stanowi treść art. 8 §2 k.p.a. skierowanego do ZUS. Zgodnie z jego literalnym brzmieniem organy administracji publicznej bez uzasadnionej przyczyny nie odstępują od utrwalonej praktyki rozstrzygania spraw w takim samym stanie faktycznym i prawnym.

W praktyce zatem wyrok dotyczący modelu SoCap ma moc perswazyjną równą precedensowi. Po pierwsze, ZUS sam jest stroną przegraną w opisanej sprawie Oxygen City, co oznacza, że zna i rozumie zapadłe rozstrzygnięcie. Po drugie, powtórne bezpodstawne kwestionowanie przez organ państwowy tego samego modelu świadczenia – przy niezmienionym stanie faktycznym i prawnym – narażałoby ZUS na zarzut naruszenia fundamentalnych zasad praworządności. Poniżej wyjaśniamy szczegółowo, jakie to zasady oraz dlaczego model SoCap jest obecnie najbezpieczniejszym modelem świadczeń pozapłacowych.

Powaga rzeczy osądzonej – wykładnia wiążąca ZUS przy identycznym stanie faktycznym

Powaga rzeczy osądzonej (art. 365 §1 k.p.c. w zw. z art. 366 k.p.c.) to zasada, która zapewnia stabilność i ostateczność prawomocnych orzeczeń. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 19 lutego 2025 r. (sygn. III AUa 1247/24), oddalający apelację ZUS, jest prawomocny i kończy spór interpretacyjny dotyczący SoCap w sprawie Oxygen City. W efekcie:

• ZUS ma obowiązek respektować wykładnię sądu przy stanie faktycznym 1:1 z rozstrzygniętą sprawą. Jako organ państwowy działający na podstawie i w granicach prawa (art. 7 Konstytucji RP), ZUS nie może dowolnie ignorować wyroku sądowego, który odnosi się do analogicznej sytuacji prawnej. Gdyby organ wydał decyzję sprzeczną z utrwalonym wyrokiem przy niezmienionych okolicznościach, naruszyłby zasadę legalizmu (działania wyłącznie na podstawie prawa).
• Zachowanie spójności orzeczniczej jest też wymogiem wynikającym z zasady demokratycznego państwa prawnego (art. 2 Konstytucji) i zasady zaufania obywateli do państwa. Przedsiębiorca ma prawo oczekiwać, że skoro sąd prawomocnie rozstrzygnął daną kwestię, organ administracji zastosuje tę samą wykładnię przy analogicznym stanie faktycznym. Gwarantuje to pewność prawa – fundamentalną wartość w obrocie gospodarczym.
• Równe traktowanie (art. 32 Konstytucji) wymaga, by podmioty znajdujące się w takiej samej sytuacji były traktowane jednakowo przez władze publiczne. Jeżeli więc firma A (Oxygen City) uzyskała sądowe potwierdzenie, że model SoCap jest wyłączony z podstawy składek, to firmie B stosującej identyczny model nie można odmówić takiego wyłączenia bez naruszenia zasady równości.

Zwróćmy uwagę, że w postępowaniu interpretacyjnym sam ZUS potwierdził, iż wydana interpretacja wiąże organ w sprawie przedsiębiorcy, który o nią wystąpił. Innymi słowy, nawet przed sądowym finałem ZUS uznał, że własna decyzja interpretacyjna (choć negatywna) wiąże Zakład wobec wnioskującego przedsiębiorcy, dopóki nie zostanie zmieniona lub uchylona. Skoro więc prawomocny wyrok zmienił decyzję ZUS na korzystną dla płatnika (uznając stanowisko firmy za prawidłowe), to ZUS jest prawnie związany tą wykładnią względem tego przedsiębiorcy. Próba ponownego kwestionowania SoCap u tego samego podmiotu naruszałaby powagę rzeczy osądzonej wprost.

W przypadku innych firm stosujących SoCap, formalnie mamy do czynienia z odrębnym podmiotem, lecz – jak wskazano wyżej – organy muszą uwzględnić precedens funkcjonalny. Wiążąca moc prawomocnego orzeczenia rozciąga się na wszystkie organy państwowe w zakresie tego samego zagadnienia prawnego. Tym samym inspektor ZUS, spotykając się z identycznie skonstruowanym modelem benefitowym nie może bez uzasadnionej przyczyny odstąpić od obowiązującej linii orzeczniczej i ponownie interpretować przepisy wedle własnego uznania. – przeciwnie, ma obowiązek zastosować tę samą wykładnię co sąd.

Dlaczego wyrok dotyczy tylko SoCap, a nie „wszystkich tokenów” – i dlaczego to chroni firmy

Istotnym elementem omawianego orzeczenia jest jego wąsko zdefiniowany zakres. Sąd Apelacyjny potwierdził wyłączenie z obowiązku składkowego konkretnego rozwiązania – modelu SoCap – zamiast wydawać ogólny sąd o „wszystkich tokenach” czy bonach. To celowe i korzystne ograniczenie:

• Precyzyjne ramy stanu faktycznego: Wyrok zapadł w oparciu o ściśle określony stan faktyczny (model Oxygen City), w którym spełniono wszystkie warunki przewidziane prawem. To oznacza, że tylko taki ustrukturyzowany model korzysta z ochrony prawnej wynikającej z zapadłego orzeczenia. Inne programy tokenowe, które nie spełniałyby tych kryteriów (np. tokeny wymienialne na gotówkę, w pełni finansowane przez pracodawcę, nieudokumentowane w regulaminie wynagrodzeń itp.), nie są objęte wyrokiem. Dzięki temu rzetelne firmy, które wdrożą dokładnie SoCap, są chronione, natomiast podmioty próbujące nadużyć koncepcji tokenów poza ramami prawa nie mogą skutecznie powołać się na ten wyrok.
• Minimalizacja ryzyka dla firm: Skupienie się na SoCap oznacza, że przedsiębiorstwa wdrażające dokładnie ten model mogą mieć pewność co do jego legalności, zamiast polegać na szerokiej (i potencjalnie kwestionowalnej) interpretacji obejmującej różne odmiany świadczeń cyfrowych. Innymi słowy – wyrok stanowi tarczę ochronnątylko dla tych, którzy trzymają się sprawdzonego wzorca SoCap. To motywuje do zachowania wymaganych standardów i eliminuje obawy, że ZUS wrzuci wszystkie świadczenia tokenowe do jednego worka.
• Argument dla organu kontrolnego: Jeśli inspektor ZUS podczas kontroli stwierdzi: „Wyrok dotyczył tylko SoCap, a nie innych tokenów”, dział prawny firmy może spokojnie odpowiedzieć: „Dokładnie tak – i my właśnie stosujemy SoCap, czyli świadczenie tożsame z opisanym w wyroku”. Powołanie się na ograniczony zakres wyroku wzmacnia wiarygodność firmy: pokazuje, że świadomie wdrożono benefit ściśle w granicach prawomocnie ocenionego stanu faktycznego, a nie jakiś dowolny, niezweryfikowany token. Dzięki temu organ nie ma podstaw twierdzić, że próbuje się rozszerzać interpretację wyroku na przypadki, których nie obejmował.

Reasumując, fakt że wyrok SA z 2025 r. dotyczy konkretnie modelu SoCap działa na korzyść pracodawców. Firmy znają dokładny zakres bezpiecznego rozwiązania i mogą się do niego zastosować, minimalizując ryzyko. ZUS natomiast – jakkolwiek mógłby argumentować, że inny token to inna sytuacja – nie ma takiej możliwości, gdy kontrolowany podmiot przedstawi mu model jeden do jednego odpowiadający SoCap opisany w powołanym orzeczeniu. Tym samym, ograniczony zakres wyroku staje się niemal gwarancją bezpieczeństwa: chroni przed nadmiernym uogólnianiem i jednocześnie gwarantuje prawnikom firm, że dopóki trzymają się sprawdzonego wzorca, dopóty ZUS nie ma podstaw do nakładania składek ani sankcji, chyba że organy administracji publicznej znajdą uzasadnioną podstawę do odstąpienia od utrwalonej praktyki rozstrzygania takich spraw, np. w wyniku nowelizacji przepisów.

Konsekwencje prawne próby zakwestionowania SoCap przez ZUS

Rozważmy hipotetycznie, co by się stało, gdyby ZUS jednak spróbował zakwestionować model SoCap u przedsiębiorcy, który wdrożył go w sposób identyczny do opisanego w wyroku. Taki krok organu stanowiłby rażące naruszenie wielu przepisów i zasad prawnych wyrażonych zarówno w Konstytucji, jak i ustawach szczegółowych, m.in.:

• Zasada legalizmu (art. 7 Konstytucji RP): Nakazuje ona organom działać na podstawie i w granicach prawa. Ignorowanie wykładni prawa wynikającej z prawomocnego wyroku sądu oznaczałoby działanie poza granicami prawa. Inspektor podejmujący decyzję sprzeczną z prawomocnym orzeczeniem de facto kreowałby nowe prawo z pominięciem sądowej wykładni – co jest niedopuszczalne.
• Pewność prawa i zaufanie do państwa (art. 2 Konstytucji): Podważenie przez ZUS utrwalonego stanu prawnego (jakim jest prawomocne rozstrzygnięcie w sprawie identycznego świadczenia) godziłoby w pewność obrotu prawnego. Przedsiębiorcy, którzy polegali na wyroku sądu, zostaliby postawieni w niepewności co do swoich obowiązków, co stoi w sprzeczności z zasadą zaufania obywateli do państwa.
• Równość wobec prawa (art. 32 Konstytucji): Jeżeli jeden podmiot (Oxygen City) korzysta z prawomocnego wyłączenia składek przy świadczeniu SoCap, to odmienne potraktowanie innej firmy w identycznej sytuacji naruszałoby zasadę równego traktowania. ZUS faworyzowałby jednych płatników kosztem drugich, co jest konstytucyjnie zakazane.
• Art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych: Przepis ten ustanawia instytucję interpretacji indywidualnych dla ZUS (wydawanych w trybie art. 34 Prawa przedsiębiorców). Przyznaje on przedsiębiorcom ochronę prawną w zakresie składek analogiczną do interpretacji podatkowych. Jeśli więc dany stan faktyczny został objęty interpretacją (a w tym wypadku – prawomocnym wyrokiem zmieniającym decyzję interpretacyjną), to ZUS ma obowiązek stosować się do niej. Próba wydania sprzecznego rozstrzygnięcia w kontroli oznaczałaby obejście art. 83d, który ma chronić przedsiębiorcę przed dowolnością organu.
• Prawo przedsiębiorców – zasada przyjaznej interpretacji (art. 34 i nast.): Zgodnie z art. 34 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, przedsiębiorca może uzyskać od właściwego organu wyjaśnienie przepisów dotyczących m.in. danin publicznych (w tym składek) w jego indywidualnej sprawie. Oxygen City skorzystała z tej drogi – finalnie sąd przesądził interpretację. ZUS, kwestionując SoCap mimo wydanego wyjaśnienia (interpretacji), naruszyłby ducha tej regulacji, która ma zapewnić jednolite stosowanie prawa i ochronę przedsiębiorcy stosującego się do interpretacji. Ponadto art. 34 ust.3 zobowiązuje przedsiębiorcę do rzetelnego przedstawienia stanu faktycznego we wniosku, co zostało spełnione – organ nie może więc twierdzić, że stan faktyczny jest inny niż opisany i oceniony.
• Zasady postępowania administracyjnego (art. 8 i 9 KPA): Art. 8 KPA wyraża zasadę pogłębiania zaufania do organów administracji, a art. 9 – obowiązek informowania stron o ich prawach i obowiązkach. ZUS, będąc świadomym istnienia korzystnego dla płatników rozstrzygnięcia sądowego, ma obowiązek tę wiedzę uwzględniać i niejako informacyjnie brać pod uwagę przy działaniach kontrolnych. Gdyby organ mimo to „zatajał” taką wykładnię i próbował prowadzić postępowanie jak gdyby wyroku nie było, działałby wbrew zasadzie zaufania i wbrew obowiązkowi rzetelnego informowania (np. powinien poinformować kontrolowanego, że jeżeli jego model odpowiada modelowi z wyroku, to organ zastosuje się do tamtej wykładni).
• Powaga rzeczy osądzonej: W skrajnym przypadku, gdyby ZUS wydał decyzję wymierzającą składki od SoCap i sprawa ponownie trafiłaby do sądu, sąd ten – związany wcześniejszym prawomocnym wyrokiem (art. 365 k.p.c.) – powinien uchylić taką decyzję. Innymi słowy, każda próba ZUS zakwestionowania SoCap w stanie faktycznym 1:1 powinna zakończyć się natychmiastowym uchyleniem decyzji przez sąd, z powołaniem na powagę rzeczy osądzonej i utrwaloną wykładnię przepisów. Tym samym organ narażałby się nie tylko na przegranie sprawy w sądzie,ale i na zarzut nadużycia władzy oraz marnotrawstwo środków publicznych (koszty postępowania, odszkodowania itp.).

Podsumowując, prawnicy firm mogą zakładać, że przy prawidłowo wdrożonym modelu SoCap ZUS nie ma skutecznych instrumentów, by zakwestionować brak oskładkowania tego świadczenia. Ewentualna próba skończy się nie tylko fiaskiem, ale też implikowałaby poważne naruszenia prawa przez sam ZUS. Organ państwowy, respektując porządek prawny, powinien nawet nie dopuszczać do wszczęcia postępowania przeciwko świadczeniu SoCap, gdy dostrzeże, że stan faktyczny odpowiada sprawie już osądzonej.

SoCap a § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego – modelowe spełnienie czterech warunków

Kluczem do zrozumienia legalności modelu SoCap jest właściwa interpretacja § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. (tzw. rozporządzenia składkowego). Przepis ten enumeruje świadczenia wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W brzmieniu obowiązującym (Dz.U. 2017 poz. 1949 ze zm.) stanowi on, że do podstawy wymiaru składek nie wlicza się korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług, oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Innymi słowy – jeśli dane świadczenie spełnia warunki z tego paragrafu, jego wartości nie dolicza się do podstawy składek ZUS.

Model SoCap został zaprojektowany tak, aby wzorcowo wpasować się w zakres § 2 ust. 1 pkt 26. Spełnione są w nim cztery kluczowe przesłanki wynikające z tego przepisu:

1. Podstawa w zakładowym akcie prawnym: Korzyść (świadczenie SoCap) wynika z regulaminu wynagradzania obowiązującego u pracodawcy. Firma wdrażająca SoCap wprowadza odpowiednie zapisy do regulaminu płacowego, przyznając pracownikom prawo do nabycia określonej usługi na preferencyjnych warunkach. Tym samym świadczenie to ma umocowanie w aktach prawa pracy (regulaminie wynagrodzeń – który jest wprost wymieniony w §2 pkt 26 rozporządzenia), a nie jest dowolnym gestem pracodawcy poza systemem płacowym. Zapewnienie takiej podstawy formalnej jest pierwszym warunkiem wyłączenia ze składek.
2. Niepieniężny charakter świadczenia: SoCap nie ma formy gotówki ani ekwiwalentu pieniężnego. Jest korzyścią materialną w rozumieniu przepisów – zapewnia dostęp do usługi. Pracownik uzyskuje uprawnienie do skorzystania z usługi (licencji software), a nie dodatkową wypłatę. Co istotne, skorzystanie z tego uprawnienia nie jest uzależnione od wyników pracy ani nie stanowi elementu premii za wydajność – dlatego nie można traktować go jako części wynagrodzenia za pracę sensu stricto. Jak podkreślono we wniosku interpretacyjnym, prawo do zakupu usługi po preferencyjnej cenie nie jest i nie może być uznane za składnik pensji – pracownik nie otrzymuje bowiem żadnych środków pieniężnych ani nie może tego prawa wymienić na gotówkę. SoCap mieści się więc w kategorii świadczeń rzeczowych (niemających postaci pieniężnej), o której mowa w §2 ust.1 pkt 26.
3. Współfinansowanie przez pracownika (częściowa odpłatność): Model SoCap zakłada, że pracownik ponosi część kosztu świadczenia, poprzez zapłatę obniżonej ceny za daną usługę. Mamy tu do czynienia z klasycznym uprawnieniem do zakupu po cenie niższej niż detaliczna – czyli dokładnie tym, co opisuje przepis. Pracodawca najpierw nabywa usługę (np. licencję oprogramowania) od dostawcy, a następnie oferuje pracownikowi możliwość nabycia prawa do korzystania z tej usługi za ułamek ceny rynkowej. Różnicę pokrywa pracodawca. W efekcie pracownik korzysta z częściowo odpłatnego świadczenia (nie dostaje go całkowicie za darmo, lecz partycypuje w kosztach). Ta konstrukcja spełnia wprost przesłankę częściowej odpłatności wymienioną w rozporządzeniu (co więcej, przepis mówi nawet o możliwości bezpłatnych świadczeń – a skoro dopuszcza darmowe przejazdy, to tym bardziej obejmuje formułę częściowo odpłatną). Sąd Okręgowy w Warszawie zwrócił uwagę, że istota sporu sprowadzała się do tego, czy umożliwienie pracownikowi zakupu dostępu do programu komputerowego w cenie niższej niż rynkowa powinno być uwzględnione w podstawie składek. Finalnie sąd stwierdził, że stanowisko ZUS było rażąco błędne i wskazał, iż zakup licencji po preferencyjnej cenie przez pracownika jest dokładnie tym rodzajem materialnej korzyści, jaki ustawodawca zwolnił z oskładkowania.
4. Przedmiot świadczenia – wybrane artykuły, przedmioty, usługi: Przepis wymienia ogólnie „niektóre artykuły, przedmioty lub usługi” jako możliwy przedmiot preferencyjnego zakupu. W przypadku SoCap przedmiotem tym jest usługa w postaci dostępu do oprogramowania (licencja). Pojawiła się wprawdzie wątpliwość ZUS, czy „licencja” to „artykuł, przedmiot lub usługa” z §2 pkt 26 – organ w interpretacji twierdził, że licencja to tylko „zezwolenie” według definicji słownikowej i próbował wykluczyć ją z zakresu przepisu. Jednak Sąd Okręgowy kategorycznie odrzucił tę argumentację jako sprzeczną z dorobkiem prawnym. W uzasadnieniu sąd podkreślił, że dostęp do programu komputerowego wraz z licencją ma charakter świadczenia usług w rozumieniu prawa (czemu dał wyraz m.in. NSA w orzecznictwie podatkowym). Brak literalnego wymienienia „licencji” w rozporządzeniu nie ma znaczenia, ponieważ licencję należy traktować na równi z zakupem usługi. Tym samym ostatni warunek – by preferencyjny zakup dotyczył jednego z typów świadczeń wskazanych w przepisie – również jest spełniony. SoCap to właśnie nośnik prawa do usługi, a więc wpisuje się w kategorię „usług” przewidzianych w §2 ust.1 pkt 26.

Wszystkie powyższe przesłanki zostały szczegółowo przeanalizowane przez sąd. Wyrok jednoznacznie potwierdził, że SoCap spełnia warunki zwolnienia ze składek w sposób modelowy. Zacytujmy kluczowy fragment uzasadnienia: „Organ rentowy stanął na stanowisku, że licencja oprogramowania to […] nie artykuł, przedmiot lub usługa, o których mowa w §2 ust.1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, a tym samym wartość dostępu do programu […] w części finansowanej przez pracodawcę powinna stanowić podstawę wymiaru składek. W ocenie Sądu Okręgowego, stanowisko organu rentowego jest rażąco błędne […] Bez znaczenia pozostaje więc brak wskazania wprost ‘licencji’ w §2 ust.1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, skoro licencja taka winna być traktowana na równi z zakupem usługi.”.

Z powyższego wynika jasno, że stosując SoCap zgodnie z opisanymi warunkami, pracodawca działa dokładnie w granicach przewidzianego przez prawo wyjątku od oskładkowania. Nie ma tu pola do rozszerzającej interpretacji na niekorzyść płatnika – co niestety próbował zrobić ZUS, dodając sobie nieistniejący warunek, by dostęp do świadczenia nie był potwierdzony programem komputerowym (sic!). Sąd uchylił takie ultra vires podejście organu, przywracając wykładnię zgodną z literalnym brzmieniem i celem przepisu. Token SoCap mieści się więc w przepisach rozporządzenia idealnie – jest wręcz przykładem podręcznikowym świadczenia zwolnionego z podstawy składek.

Token SoCap – nośnik prawa do usługi, a nie waluta, wynagrodzenie czy instrument finansowy

Dla pełnego zrozumienia bezpieczeństwa prawnego modelu SoCap warto podkreślić właściwą kwalifikację prawną tokenu SoCap. W dyskursie pojawiają się czasem pytania, czy mamy do czynienia z formą wynagrodzenia, bonem podlegającym ustawie o bonach, czy może wręcz z walutą wirtualną lub instrumentem finansowym. Odpowiedź brzmi: żadne z powyższych. Token SoCap to wyłącznie nośnik (instrument) potwierdzający prawo do określonej usługi dla pracownika. Nie jest ani środkiem płatniczym, ani substytutem pensji, ani papierem wartościowym.

W dokumentacji związanej z interpretacją wyraźnie wskazano, że pracownik nie ma prawa zamienić przyznanego mu prawa do nabycia usługi na ekwiwalent pieniężny. To oznacza, że SoCap nie pełni roli „waluty zakładowej” – nie można nim handlować, nie można wycofać i zażądać wypłaty gotówki zamiast świadczenia. Tym samym token nie jest wynagrodzeniem ani jego częścią, bo nie następuje przepływ środków pieniężnych do pracownika. Wynagrodzenie pracownika pozostaje bez zmian – SoCap to dodatkowy bonus rzeczowy.

Co więcej, we wniosku jednoznacznie zaznaczono, że token SoCap nie stanowi waluty wirtualnej w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zgodnie z tą ustawą (art. 2 ust. 2 pkt 26) walutą wirtualną jest cyfrowe odwzorowanie wartości, które m.in. jest wymienialne na prawne środki płatnicze lub akceptowane jako środek wymiany. SoCap nie spełnia tej definicji – nie jest uniwersalnym nośnikiem wartości ani środkiem wymiany, tylko identyfikatorem uprawniającym do usługi. Wprost porównano go do wirtualnego „identyfikatora” potwierdzającego prawo do świadczenia. Z tego wynika, że SoCap nie podlega regulacjom dot. walut wirtualnych (jak np. kryptowaluty) – nie trzeba go zgłaszać do KNF, nie dotyczą go wymogi ustawy o usługach płatniczych ani prawa dewizowego.

Również nie jest to instrument finansowy – nie inkorporuje żadnych praw o charakterze udziałowym czy dłużnym, nie jest obiektem obrotu na rynku finansowym. Nie ma też charakteru papieru wartościowego. Jego jedyną funkcją jest techniczne umożliwienie realizacji świadczenia (w praktyce: np. dostęp do aplikacji po zalogowaniu się tokenem). Można go przyrównać do karty dostępu lub vouchera, który ma wartość użytkową tylko w kontekście konkretnej usługi.

Takie właśnie rozumienie SoCap – jako czysto funkcjonalnego nośnika prawa do usługi – jest kluczowe dla pełnej ochrony prawnej. Dzięki temu:

• Nie wchodzi w podstawę składek: Bo jest świadczeniem rzeczowym (materialnym), nie zaś pieniężnym dodatkiem do pensji. Jak wykazano wyżej, spełnia warunki zwolnienia z §2 ust.1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.
• Nie jest objęty ustawą o bonach towarowych czy bonach żywieniowych: Takie ustawy dotyczą instrumentów dających prawo do towarów/usług, ale w kontekście np. bonów socjalnych lub emisji pieniądza elektronicznego (jak bony świąteczne, talony etc.). SoCap to nie „bon towarowy” w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług – jest specyficznym rozwiązaniem informatycznym, zintegrowanym z usługą, a nie uniwersalnym bonem.
• Nie jest objęty regulacjami finansowymi (KNF): Jak wspomniano, to nie waluta wirtualna ani instrument rynku kapitałowego, więc firmy nie muszą obawiać się żadnych dodatkowych obowiązków regulacyjnych wdrażając SoCap.

Wreszcie, taka kwalifikacja SoCap została zaakceptowana przez sąd. W sprawie Oxygen City nikt nie stwierdził, że SoCap jest próbą obejścia przepisów finansowych lub płacowych – przeciwnie, sąd potraktował token zgodnie z jego istotą: jako narzędzie realizacji świadczenia usługowego. Dla działów prawnych oznacza to, że nie istnieje drugi ukryty front ryzyka (np. ryzyko nadzoru finansowego). Jedyną kwestią była interpretacja przepisów składkowych – i tę kwestię definitywnie rozstrzygnięto na korzyść SoCap.

Opodatkowanie PIT a wyłączenie ZUS – dlaczego różnica cen to przychód zwolniony ze składek

Kolejną często pojawiającą się wątpliwością jest kwestia podatkowa. Jak traktować finansowo transakcję, w której pracownik kupuje benefit (dostęp do usługi) taniej niż wynosi wartość rynkowa? Odpowiedź: różnica między ceną rynkową a ceną zapłaconą przez pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu PIT, lecz ta sama kwota jest wyłączona z podstawy składek ZUS na mocy omawianego przepisu. Taki podział – opodatkowanie, ale bezoskładkowanie – jest całkowicie prawidłowy i często spotykany przy świadczeniach pozapłacowych.

Zgodnie z ustawą o PIT, przychodem pracownika jest nie tylko wypłacone wynagrodzenie, ale również wartość nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, jakie pracownik otrzymuje w związku z zatrudnieniem (art. 12 ust.1 ustawy o PIT w zw. z art. 11 ust.1). W przypadku SoCap pracownik otrzymuje de facto świadczenie o wartości wyższej niż to, co za nie zapłacił – tę różnicę pokrywa pracodawca. Dlatego ta różnica stanowi opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy. Już ZUS w swojej interpretacji przyznał, że różnica między ceną zakupu usługi przez firmę a ceną zapłaconą przez pracownika to przychód ze stosunku pracy, bo możliwość skorzystania z niższej ceny wynika z faktu zatrudnienia (tylko pracownik firmy może z tego skorzystać).

Jak każdą korzyść materialną pracownika, pracodawca powinien ten przychód doliczyć do listy płac i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy (bądź ująć w rocznym PIT-11). Prawo podatkowe nie zwalnia takiej korzyści z opodatkowania (chyba że w szczególnych przypadkach, ale tu nie zachodzi żadna ulga – jest to normalny przychód ze stosunku pracy). W praktyce zatem firma finansująca SoCap powinna ustalić wartość rynkową usługi (np. miesięcznego abonamentu Usecrypt Messenger) oraz odnotować, ile zapłacił pracownik. Różnica to kwota, od której odprowadzony zostanie PIT pracownika.

Natomiast ustawodawca celowo zwalnia te materialne korzyści z oskładkowania, żeby nie obciążać dodatkowymi kosztami popularnych świadczeń pracowniczych typu dopłaty do karnetów sportowych, pakietów medycznych czy innych usług. Paragraf 2 ust.1 pkt 26 rozporządzenia jest właśnie wyrazem tej polityki – opodatkujemy korzyść (pracownik płaci podatek od otrzymanego bonusu), ale nie naliczamy od niej składek ZUS, żeby zachęcać pracodawców do oferowania benefitów. W rezultacie pracownik otrzymuje benefit niepieniężny, od którego zapłaci tylko podatek dochodowy (najczęściej 12% lub 32%, w zależności od progu), ale nie pomniejszy go już potrącenie składek emerytalno-rentowych czy zdrowotnych, a pracodawca nie poniesie dodatkowych 20-22% kosztów składkowych od wartości tego świadczenia.

W modelu SoCap dokładnie tak to funkcjonuje: firma Oxygen City wskazała, że różnica między ceną rynkową a ceną pracownika będzie przychodem pracownika (czyli korzyścią materialną), która jednocześnie na mocy rozporządzenia jest zwolniona ze składek. Sąd podzielił to stanowisko, a ZUS ostatecznie musiał je zaakceptować po przegranym procesie.

Dla działu prawnego firmy ważne jest, by od strony praktycznej zadbać o prawidłowe udokumentowanie wartości rynkowej i odprowadzenie należnego PIT. Jeśli np. rynkowa miesięczna opłata za usługę wynosi 100 zł, a pracownik płaci 20 zł (80 zł dopłaca pracodawca), to co miesiąc pracownik uzyskuje przychód 80 zł podlegający opodatkowaniu. Firma powinna ten przychód doliczyć do listy płac (zwiększając podstawę opodatkowania o 80 zł) i pobrać od niego zaliczkę PIT. Jednocześnie tych 80 zł nie dolicza do podstawy składek ZUS – w raporcie ZUS RSA wykazuje je jako świadczenie zwolnione na mocy wskazanego przepisu (często programy kadrowo-płacowe mają wbudowane kody przychodów zwolnionych ze składek, warto z tego skorzystać by zachować właściwą ewidencję).

Takie podejście potwierdza, że wszystko odbywa się transparentnie i zgodnie z prawem: fiskus otrzymuje należny podatek, pracownik jest rozliczony z korzyści, a jedynie składki nie są naliczane – co jest legalne, bo przewidziane wprost przez przepisy. Dzięki temu żaden organ nie może zarzucić „ukrywania” jakiegoś dochodu czy omijania obowiązków – wręcz przeciwnie, firma wykazuje pełną zgodność z przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi jednocześnie.

SoCap jako bezpieczny dla pracodawcy i pracownika benefit pozapłacowy 

Zestawiając wszystkie omówione aspekty – od orzecznictwa, przez podstawy prawne, aż po praktykę podatkową – wniosek jest jasny: model SoCap jest obecnie najbezpieczniejszym prawnym rozwiązaniem benefitowym w Polsce. Prawnik firmy, która wdroży SoCap zgodnie z opisanymi wytycznymi, może zakładać, że ZUS nie ma prawa zakwestionować tego świadczenia ani obciążyć go składkami. Ta pewność opiera się na kilku filarach:

• Ugruntowane orzeczenie sądowe (SA Warszawa, III AUa 1247/24) – co prawda w polskim systemie formalnie nie tworzy prawa precedensowego, ale w praktyce wyznacza jedyną słuszną interpretację przepisu w identycznym stanie faktycznym. ZUS przegrał w dwóch instancjach i trudno sobie wyobrazić, by chciał tę porażkę powtarzać przy analogicznej sprawie.
• Jasne przepisy prawa – wbrew pierwotnej tezie ZUS, przepisy rozporządzenia składkowego są po stronie pracodawców. §2 ust.1 pkt 26 wprost obejmuje tego typu świadczenia. To nie jest „szara strefa” czy nieuregulowany obszar – wręcz przeciwnie, mamy do czynienia z sytuacją expressis verbis przewidzianą przez przepisy, tylko wymagającą zastosowania nowoczesnych form (token) do klasycznej treści (abonament usługi za częściową odpłatnością).
• Pełna transparentność podatkowo-składkowa – w modelu SoCap nic nie dzieje się potajemnie ani bez podstawy prawnej. Każda złotówka korzyści pracownika jest opodatkowana, więc nie ma mowy o „uśmieciowieniu” wynagrodzeń. Z drugiej strony, zwolnienie ze składek ma solidne oparcie w rozporządzeniu. Taka przejrzystość znacząco ogranicza pole do sporu – organ kontroli widzi, że wszystko jest rozliczone i opisane zgodnie z obowiązującym prawem.
• Ograniczenie do stanu faktycznego 1:1 z wyrokiem – firmy, które decydują się na SoCap, działają w bezpiecznej zatoce konkretnego kazusu prawnego. Dopóki nie wychodzą poza ramy tego, co zostało już ocenione przez sąd (np. nie zamieniają częściowo odpłatnego świadczenia na całkowicie darmowe dla pracownika bez podstawy prawnej, nie oferują wymiany tokenu na gotówkę itd.), dopóty znajdują się pod parasolem tamtego orzeczenia.

Efektem powyższego jest sytuacja wyjątkowo komfortowa dla działu prawnego: ryzyko sporu z ZUS na etapie kontroli lub interpretacji jest bardzo niskie, a nawet gdyby do niego doszło, firma ma w ręku „asa” w postaci prawomocnego wyroku, który znacznie ułatwia wygraną w sądzie.

Podobnego poziomu pewności nie daje obecnie żaden inny model benefitowy oparty na nowych technologiach. Tokeny lojalnościowe, kryptowaluty, programy kafeteryjne – wszystkie one mogą budzić pytania interpretacyjne i potencjalne zastrzeżenia organów. Natomiast SoCap jest wedle naszej wiedzy jedynym tokenem pracowniczym, który przeszedł pełną kontrolę legalności przed sądem i uzyskał pozytywną ocenę. W rezultacie to prawdopodobnie najbezpieczniejsza usługa benefitowa w Polsce, jeśli chodzi o aspekt składkowo-podatkowy.

Aby jednak w pełni skorzystać z tej ochrony, konieczne jest wdrożenie SoCap dokładnie w zgodzie z przyjętym modelem. W następnej części artykułu prezentujemy praktyczną instrukcję, jak to zrobić krok po kroku, oraz jak przygotować się do ewentualnej kontroli, by od początku do końca panować nad sytuacją.

Instrukcja wdrożenia SoCap – praktyczny przewodnik dla działów prawnych

Poniżej przedstawiamy konkretne kroki, jakie dział prawny powinien podjąć, aby wdrożyć model SoCap w swojej firmie w pełni zgodnie z prawem oraz opisanym wyrokiem sądu. Uwzględniamy też wskazówki, jak udokumentować poszczególne elementy i jak komunikować je ewentualnie organom kontrolnym.

Krok 1: Zmiana regulaminu wynagradzania

Pierwszym krokiem jest formalne wprowadzenie SoCap do systemu wynagradzania w firmie. Przygotuj projekt zmiany regulaminu wynagradzania, który obejmie następujące postanowienia:

• Przyznanie pracownikom określonego uprawnienia: Wskaż, że wybrana grupa pracowników (np. wszyscy pracownicy lub pracownicy na określonych stanowiskach) nabywa prawo do korzystania z określonej usługi (np. komunikatora szyfrowanego, pakietu oprogramowania) na preferencyjnych warunkach. Można to ująć jako prawo do nabycia prawa do korzystania z usługi X jako benefitu pracowniczego.
• Określenie niższej ceny dla pracownika: W regulaminie należy podać, za jaką cenę pracownik będzie mógł skorzystać z usługi. Może to być konkretna kwota (np. „Pracownik uprawniony jest do nabycia dostępu do usługi za 1 zł miesięcznie”) albo formuła (np. „…za 10% ceny rynkowej, przy czym cena rynkowa na dany rok określana jest komunikatem Zarządu”). Ważne, by jasno wskazać, że jest to cena niższa od rynkowej. Można też opisać sposób ustalania tej ceny (np. na podstawie cennika dostawcy usługi z dnia zawarcia umowy).
• Procedura realizacji świadczenia (konto i token): Opisz techniczne warunki – np. „w celu skorzystania z uprawnienia pracownik zakłada indywidualne konto w systemie dostawcy usługi; na to konto pracodawca przekazuje tokeny SoCap, które potwierdzają prawo pracownika do korzystania z usługi”. Ten zapis ma pokazać, że token jest nieodłącznym elementem mechanizmu świadczenia (identyfikatorem dostępu), a nie odrębną wartością.
• Brak możliwości wymiany na gotówkę: Koniecznie uwzględnij klauzulę, że pracownik nie może zrezygnować z prawa do świadczenia w zamian za ekwiwalent pieniężny. Przykładowy zapis: „Pracownikowi nie przysługuje prawo do odstąpienia od zakupu usługi X i żądania wypłaty jej równowartości pieniężnej”. Taki zapis zabezpiecza, że benefit nie przekształci się w roszczenie o gotówkę (co mogłoby go upodobnić do premii pieniężnej).
• Charakter prawny tokenu: Można doprecyzować w regulaminie (choć nie jest to obowiązkowe), czym jest SoCap – np. „Token SoCap jest elektronicznym potwierdzeniem uprawnienia pracownika do korzystania z usługi X; token nie stanowi środka płatniczego, waluty wirtualnej ani instrumentu finansowego”. Taki opis, zbieżny z wnioskiem interpretacyjnym, dodatkowo edukuje i wzmacnia argumentację w razie pytań.

Po przygotowaniu zmian regulaminowych, należy je oczywiście wprowadzić zgodnie z Kodeksem pracy – uzgodnić z reprezentacją pracowników (jeśli jest) lub ogłosić z 2-tygodniowym wyprzedzeniem (jeśli regulamin wprowadzany jednostronnie). Wprowadzenie regulaminu to warunek konieczny, by spełnić wymóg §2 pkt 26 rozporządzenia (świadczenie wynikające z regulaminu wynagradzania).

Krok 2: Ustalenie wartości rynkowej i ceny pracownika

Następnym krokiem jest praca nad ustaleniem wartości rynkowej usługi oraz wysokości odpłatności pracownika. Od tego zależy prawidłowe rozliczenie PIT i przedstawienie świadczenia w dokumentach:

• Określ wartość rynkową usługi: Najlepiej mieć obiektywny punkt odniesienia – np. cennik dostawcy, faktury zakupu usługi przez pracodawcę, oficjalne oferty. W sprawie Oxygen City chodziło o usługi Usecrypt Messenger i Safe, które miały znany abonament rynkowy. W Twojej firmie może to być inna usługa – upewnij się, jaka jest standardowa cena detaliczna (miesięczna, roczna lub jednostkowa) tej usługi na rynku.
• Ustal cenę dla pracownika: Zgodnie z regulaminem, pracownik ma płacić mniej niż cena rynkowa – określ konkretną wartość. Często wybiera się symboliczne kwoty (np. 1 zł, 50 zł rocznie) albo procent wartości (np. 10%). Ważne, by cena pracownika była znacząco niższa od rynkowej, bo to esencja korzyści materialnej. Różnica nie powinna być iluzoryczna – im większy rabat, tym wyraźniej widać benefit (choć jednocześnie rośnie przychód podatkowy do rozliczenia, co też trzeba brać pod uwagę). Przykładowo, jeśli roczna licencja kosztuje 1200 zł, można ustalić, że pracownik płaci 120 zł (10%), a 1080 zł pokrywa firma – to 1080 zł będzie jego przychodem.
• Dokumentacja metodologii: Dobrze jest, aby istniał dokument wewnętrzny (np. notatka służbowa zarządu lub działu HR) opisujący, jak ustalono powyższe kwoty. Można tam wpisać: „Wartość rynkowa usługi X ustalona w oparciu o cennik dostawcy wynosi Y zł miesięcznie. Biorąc pod uwagę politykę benefitów i budżet socjalny, Zarząd postanawia ustalić odpłatność pracownika na poziomie Z zł, co stanowi około …% wartości rynkowej.” Taka notatka może się przydać podczas ewentualnej kontroli, by od razu wykazać, że firma świadomie i racjonalnie określiła parametry świadczenia.

Krok 3: Przygotowanie i dystrybucja tokenów SoCap

Od strony organizacyjnej, firma musi zapewnić mechanizm wydawania i obsługi tokenów SoCap:

• Współpraca z dostawcą usługi: Najczęściej token jest elementem dostarczanym przez podmiot świadczący docelową usługę (np. producenta oprogramowania). Upewnij się, że w ramach umowy z dostawcą otrzymacie wsparcie w generowaniu/przekazywaniu tokenów dla pracowników. W modelu Oxygen City firma kupowała hurtowo licencje i otrzymywała możliwość przekazania dostępu pracownikom poprzez tokeny elektroniczne.
• Rejestracja kont pracowników: Jak zapisano w regulaminie, pracownik powinien założyć konto użytkownika usługi (chyba że pracodawca zakłada je centralnie). Dział HR lub IT może przygotować instrukcję dla pracowników: jak założyć konto, jak odebrać token, jak aktywować usługę. Warto mieć listę pracowników, którzy przystąpili do programu (założyli konto i zgłosili chęć zakupu usługi).
• Przekazanie tokenów i pobranie opłaty: Pracodawca po stronie administracyjnej powinien przekazać pracownikowi token (np. wysłać e-mailem link aktywacyjny lub doładować konto pracownika w systemie – zależnie jak to działa technicznie). Równocześnie należy pobrać od pracownika ustaloną odpłatność. Może to się odbyć np. poprzez potrącenie z wynagrodzenia (jeśli pracownik wyraził na to zgodę na piśmie) albo poprzez wpłatę na konto pracodawcy. Forma nie jest narzucona, byle dało się wykazać, że pracownik faktycznie zapłacił swoją część.
• Dowody częściowej odpłatności: Zachowuj potwierdzenia dokonanych płatności – np. listy płac z wyszczególnionym potrąceniem na benefit, dowody wpłaty od pracowników, paragony wewnętrzne. W razie kontroli to podstawowy dowód, że świadczenie nie było nieodpłatne, lecz częściowo odpłatne (co jest jednym z warunków zwolnienia). Jeśli potrącasz z pensji – pamiętaj o zgodzie pracownika na potrącenie (art. 91 Kodeksu pracy wymaga pisemnej zgody na potrącenia inne niż ustawowe).
• Ewidencja przekazanych tokenów: Dla porządku sporządź listę, kto i kiedy otrzymał token/dołączył do programu SoCap oraz za jaki okres opłata została pobrana. Taka ewidencja przyda się np. do wypełnienia PIT-11 (by zliczyć korzyść każdego pracownika w danym roku) oraz dla celów kontrolnych (pokazać skalę programu).

Krok 4: Rozliczenia PIT i dokumentacja podatkowa

Kolejnym obszarem jest zapewnienie poprawnego rozliczenia podatkowego:

• Kalkulacja przychodu pracownika: Dla każdego pracownika uczestniczącego w programie oblicz regularnie jego przychód z tytułu ulgi cenowej. Najprościej – różnica między ceną rynkową a zapłaconą. Jeśli świadczenie jest comiesięczne, to co miesiąc liczysz kwotę przychodu; jeśli jednorazowe roczne, to jednorazowo. Warto to zautomatyzować (np. w systemie kadrowym dodać składnik „świadczenie rzeczowe – SoCap” z odpowiednią kwotą).
• Pobór zaliczki PIT: Od ustalonego przychodu nalicz zaliczkę na podatek dochodowy, tak jak od wynagrodzenia. Przychód z SoCap to normalny przychód ze stosunku pracy, dolicza się go do pozostałych i opodatkowuje wg skali. Pamiętaj o uwzględnieniu kosztów uzyskania (standardowo 250 zł miesięcznie) – ale one i tak są już odliczane od całego przychodu. Z punktu widzenia pracownika, opodatkowanie tego benefitu jest analogiczne np. do opodatkowania abonamentu medycznego opłacanego przez firmę.
• Informacja PIT-11: Na koniec roku (lub przy rozstaniu pracownika) wydaj PIT-11, gdzie suma tych przychodów będzie wykazana w polu dotyczącym nieodpłatnych świadczeń. Dzięki temu pracownik nie będzie miał problemu z rozliczeniem rocznym – wszystko będzie już ujęte.
• Dowody i archiwizacja: Przechowuj kopie dokumentów, które wykazują, że podatek został rozliczony: listy płac z naliczeniami, deklaracje PIT-4R (zbiorcze zaliczki) i wspomniane PIT-11. W razie kontroli skarbowej lub nawet kontroli ZUS (która czasem weryfikuje także kwestie podatkowe związane ze składkami) będziesz mógł wykazać, że żaden element świadczenia nie „uciekł” opodatkowaniu.

Podsumowując ten etap: firma powinna traktować SoCap dokładnie tak jak każde inne świadczenie rzeczowe pracownika – analogicznie jak np. dopłatę do pakietu sportowego. W tamtych przypadkach też dodajemy wartość pakietu do przychodu i pobieramy podatek, a nie naliczamy ZUS (bo podobne wyłączenie). Procedury są więc znane i sprawdzone. Ważne jest tylko, by zachować spójność kwot – co zgłaszamy do opodatkowania, to wyłączamy ze składek, i żeby mieć na to pokrycie w dokumentach.

Krok 5: Przygotowanie firmy na kontrolę ZUS (procedura w 6 krokach)

Mając wdrożony SoCap i działający program, dobrze jest także przygotować plan postępowania na wypadek kontroli ZUS. Chociaż, jak argumentowaliśmy, ZUS nie powinien kwestionować tego modelu, to rutynowa kontrola może się zdarzyć i inspektor na pewno zapyta o różne świadczenia pracownicze. Oto procedura w sześciu krokach, która zapewni Ci pełną gotowość:

1. Zgromadź dokumentację potwierdzającą stan faktyczny – jeszcze zanim pojawi się kontrola, upewnij się, że masz w jednym miejscu wszystkie istotne dokumenty dotyczące SoCap: zmieniony regulamin wynagradzania (z datą wejścia w życie i dowodem ogłoszenia pracownikom), listy/zgody pracowników którzy skorzystali, ewidencje wpłat od nich, dowody zakupu usług przez firmę, faktury od dostawcy tokenów/usługi, notatki o ustaleniu wartości rynkowej, itp. Celem jest wykazanie czarno na białym, że Twój program SoCap = program Oxygen City z wyroku. Każdy element, jaki pojawił się w sprawie sądowej, powinien być u Ciebie namacalny: jest regulamin? – jest; pracownik płaci część? – proszę dowody; token potwierdza usługę? – oto zrzut ekranu/systemu czy instrukcja, itd.
2. Przygotuj streszczenie prawne dla inspektora – warto opracować krótkie memorandum (1-2 strony) wyjaśniające inspektorowi, czym jest Wasz program SoCap i dlaczego jest zwolniony ze składek. Taki dokument może zawierać: opis świadczenia, powołanie się na §2 ust.1 pkt 26 rozporządzenia, informację o wyroku Sądu Apelacyjnego w analogicznej sprawie, oraz zapewnienie, że spełniacie wszelkie warunki (wymieniając je). Załącznikiem do memo może być kopia wyroku Sądu Apelacyjnego (lub jego uzasadnienia, jeśli posiadacie) – ewentualnie sam wyciąg z sentencji wyroku potwierdzający interpretację. Inspektor ZUS nie zawsze musi znać tę sprawę, więc dostarczając mu na tacy informacje prawne, kierujesz jego uwagę na fakt, że to nie jest sporna kwestia, tylko coś rozstrzygniętego.
3. Wyznacz osobę do kontaktu z kontrolą, obeznaną w SoCap – najlepiej aby w trakcie kontroli rozmowy z inspektorem prowadził ktoś z działu prawnego lub HR, kto dobrze rozumie ten benefit. Taka osoba musi umieć wytłumaczyć własnymi słowami mechanizm działania (najlepiej prosto: „To jak karta sportowa, tylko że cyfrowo i do innej usługi”), wskazać miejsce w regulaminie, pokazać dokumenty. Inspektorzy często oceniają sytuację na podstawie pierwszego wrażenia – jeśli zobaczą pewność siebie i porządek w papierach, uznają temat za mało podejrzany.
4. W trakcie kontroli: wykaż tożsamość stanu faktycznego – kluczowe jest od razu zbudować narrację, że stan faktyczny = Oxygen City. Gdy inspektor zapyta o świadczenia pozapłacowe, mówisz: „Mamy program dokładnie taki, jaki był przedmiotem interpretacji i wyroku Sądu Apelacyjnego z 2025 r., sygn. III AUa 1247/24. Tu są dokumenty.”Przedstawiasz regulamin i mówisz: „Został sformułowany w oparciu o zalecenia z tamtej sprawy.”Przedstawiasz dowód wpłat od pracowników: „Jak Pan widzi, pracownicy płacą część – tak samo jak w tamtej sprawie.” Pokazujesz token: „To jest identyczny mechanizm jak tam – token daje prawo do usługi, nie jest żadną walutą.” Twoim celem jest, by inspektor nie dostrzegł żadnej różnicy między tym, co kontroluje, a tym, co już kazał mu uznać sąd w innej sprawie. Jeśli nawet jakiś drobiazg się różni (np. inny dostawca usługi), podkreślaj podobieństwa istotne z punktu widzenia prawa (typ świadczenia, częściowa odpłatność, regulamin, itd.).
5. Przywołaj argumenty prawne w rozmowie – nie musisz od razu „straszyć” inspektora wyliczanką konstytucji, ale warto w uprzejmy sposób zaznaczyć, że: „ZUS jest związany interpretacją przepisów w takim stanie faktycznym – my działamy dokładnie według wskazówek z tamtej sprawy. Mamy świadomość art. 365 k.p.c. oraz art. 8 §2 k.p.a.. i liczymy na spójność działania organów.” Możesz wspomnieć o zasadzie równego traktowania: „Inne firmy już to stosują po wyroku i nie były kwestionowane – zakładamy, że nas ZUS potraktuje tak samo, zgodnie z art. 32 Konstytucji.” Te sygnały pokażą inspektorowi, że jesteś świetnie przygotowany i znasz swoje prawa. Inspektor też człowiek – nie będzie chciał brnąć w oczywistą przegraną.
6. Zakończenie kontroli bez decyzji – jeśli wykonasz powyższe kroki, najbardziej prawdopodobny scenariusz jest taki, że kontrola zakończy się bez żadnych zastrzeżeń co do SoCap. Inspektor może poprosić o pozostawienie kopii dokumentów, ewentualnie skonsultuje się z przełożonymi lub radcą prawnym w ZUS, po czym otrzymasz protokół kontroli, gdzie co najwyżej opisane będzie, że firma stosuje świadczenie na podstawie §2 pkt 26 rozporządzenia, nie stwierdzono nieprawidłowości. Gdyby jednak organ próbował wszczynać postępowanie (np. w protokole zawrze, że ma wątpliwości i kieruje sprawę do decyzji), niezwłocznie zaangażuj prawnika zewnętrznego lub kancelarię, aby na etapie postępowania wyjaśniającego złożyć formalne wyjaśnienia i dowody. W takiej sytuacji przedstaw wszystkie wspomniane argumenty na piśmie, załącz kopie wyroków i podkreśl naruszenia wszystkich przepisów wskazanych wcześniej., które wiązałyby się z wydaniem decyzji sprzecznej z linią orzeczniczą. Z reguły już samo odwołanie się do tych kwestii spowoduje, że dział prawny ZUS wstrzyma zapędy – zdają sobie sprawę z konsekwencji.

Na szczęście, mając za sobą precedens funkcjonalny, możesz być spokojny – szansa, że dojdzie do sporu, jest małą. Warto jednak być przygotowanym, bo to utwierdza również wewnętrznych decydentów w firmie, że kontrola ZUS nam niestraszna.

Krok 6: Dalsze monitorowanie zgodności i aktualizacji prawa

Na koniec pamiętaj, by monitorować ewentualne zmiany przepisów lub nowe interpretacje dotyczące §2 ust.1 pkt 26. Obecnie sytuacja jest klarowna, ale gdyby np. ustawodawca zmienił brzmienie przepisu lub ZUS wydał jakąś interpretację ogólną – warto być tego świadomym. Rekomendujemy:

• Śledzenie orzecznictwa: Gdyby pojawiły się kolejne wyroki dotyczące świadczeń podobnych do SoCap, przeczytaj je. Mogą jeszcze bardziej umocnić linię orzeczniczą (co jest korzystne) lub w skrajnie mało prawdopodobnym przypadku – wprowadzić jakieś odmienności.
• Aktualizacja regulaminu w razie potrzeby: Jeśli np. firma chciałaby rozszerzyć program na inne usługi lub zmodyfikować warunki, skonsultuj to z prawnikiem pod kątem utrzymania zgodności z warunkami zwolnienia. Lepiej zachować konserwatywne podejście – nie zmieniaj nic, co jest istotne dla spełnienia przesłanek (np. nie rezygnuj z odpłatności pracownika, nie dawaj możliwości wymiany na gotówkę, itp.).
• Edukacja nowych pracowników i działów: Jeżeli zmienia się kadra w HR czy w księgowości, upewnij się, że rozumieją oni specyfikę rozliczania SoCap. Błędy ludzkie (np. ktoś pomyli się i naliczy składki od tego świadczenia albo nie naliczy podatku) mogłyby zaburzyć Waszą wzorową zgodność. Procedury powinny być spisane, a pracownicy przeszkoleni.
• Korzystanie z pomocy specjalistów: W razie wątpliwości co do interpretacji prawa (np. nowe typy benefitów, które chcecie wprowadzić obok SoCap), rozważ wystąpienie o interpretację do ZUS lub konsultację z kancelarią prawną. Model SoCap jest bezpieczny, ale jeśli kiedyś pomyślicie o innym modelu, nie zakładaj automatycznie, że też będzie objęty wyrokiem SoCap – lepiej każdorazowo zbadać sprawę.

Dzięki takiemu podejściu utrzymasz ciągłą pewność prawną. W oczach audytorów czy inwestorów posiadanie przez firmę tak ułożonego i zabezpieczonego programu benefitowego będzie dodatkowym atutem, świadczącym o profesjonalizmie działu prawnego i HR.

Podsumowanie

Model SoCap okazał się przełomowym rozwiązaniem, które łączy korzyści dla pracowników z bezpieczeństwem prawnym dla pracodawcy. Wyroki sądów w sprawie Oxygen City stworzyły funkcjonalny precedens potwierdzający, że prawidłowo wdrożony SoCap nie podlega oskładkowaniu przez ZUS. Analiza prawna wykazała, że model ten spełnia wszystkie ustawowe warunki zwolnienia ze składek, a jednocześnie jego konstrukcja (świadczenie częściowo odpłatne, niepieniężne, oparte na regulaminie) chroni go przed kwalifikowaniem jako ukryte wynagrodzenie czy instrument finansowy. Co więcej, prawomocny wyrok wiąże organ rentowy w administracyjnej praktyce – przy tożsamym stanie faktycznym ZUS ma obowiązek stosować tę samą wykładnię, inaczej naraża się na złamanie fundamentalnych zasad prawnych i porażkę w sądzie.

Działy prawne dużych i średnich firm mogą zatem z pełnym spokojem rekomendować wdrożenie SoCap jako elementu polityki benefitowej. Kluczowe jest skrupulatne odwzorowanie scenariusza opisanego w wyroku i przestrzeganie opisanych kroków wdrożeniowych. Po lekturze tego artykułu, każdy prawnik korporacyjny powinien wiedzieć, , że jeśli SoCap zostanie wdrożony zgodnie z prawem i wytycznymi sądu, ZUS nie ma prawa nałożyć żadnych składek, korekt ani sankcji z tego tytułu. Co więcej, w razie jakichkolwiek prób kwestionowania – argumenty prawne są po stronie pracodawcy, a ochrona wynikająca z powagi rzeczy osądzonej i zasady pogłębiania zaufania zapewni mu natychmiastowe usunięcie wszelkich decyzji sprzecznych z utrwaloną wykładnią.

Podsumowując, SoCap to obecnie najbezpieczniejsza prawnie usługa benefitowa w Polsce. Stanowi modelowy przykład, jak innowacyjność (token jako nośnik prawa do usługi) może iść w parze z pełną zgodnością z przepisami. Firmy, które poszukują efektywnych i atrakcyjnych świadczeń dla pracowników, nie muszą już wybierać między korzyścią dla załogi a ryzykiem prawnym – dzięki SoCap otrzymują jedno i drugie: zadowolenie pracowników oraz brak strachu przed kontrolą ZUS.

Mariusz Palian. Adwokat / Kancelaria Prawna SMOK